👉 原始模板：https://www.make.com/en/templates/8276-create-a-work-order-from-a-new-private-message-on-slack

📌 應用場景與對象

適合 IT 支援人員、總務行政、設施管理員或任何需要處理大量內部請求的打工仔。如果你厭倦了手動把聊天內容複製到 Excel 或工單系統，這就是你的終極方案。

💎 為打工仔帶來的實際價值

• 🚀 **專業形象大幅提升**：當同事隨口報修，你秒回一個正式的工單編號時，會讓對方覺得你的處理流程非常標準化且高效，建立起強大的專業信任感。
• 🤝 **責任歸屬與進度明確**：工單系統會自動記錄建立時間、負責人與處理進度。這徹底解決了「我以為你處理了」或「我忘了這件事」的尷尬誤會，讓每項工作都有跡可循。
• 📊 **月報數據化與績效展示**：月底你可以直接從 MaintainX 匯出報表，向主管展示你處理了多少宗請求、平均修復時間是多少。這比「我很忙」更有說服力，是爭取資源與績效的最佳證據。

🎨 本教學變數配色說明

為了方便讀者理解，本教學中的欄位設定將採用以下配色來區分資料類型（請注意：這僅為本教學的視覺指示，與 Make 實際操作介面略有不同）：

🔌 使用的 Apps 組件

Slack

作為請求的入口，捕捉同事發送的私訊內容。

MaintainX

作為專業的管理後台，將對話轉化為可追蹤、可統計的正式工單。

📋 開始前的準備清單

• ✅ **MaintainX 帳號**：需先在 MaintainX 建立好你的組織與資產清單。
• ✅ **Slack App 權限**：確保你的 Make 連線具備讀取私訊 (IM) 的權限。
• ✅ **定義關鍵字**：決定哪些訊息要轉工單？（例如包含「壞了」、「報修」、「請求」）。

🛠️ Step-by-Step 詳細設定教學

監聽 Slack 新訊息 (Watch New Messages)

設定 Make 監控你的私訊。注意要選擇正確的 Channel Type 為 IM。

設定過濾器 (Filter)

我們不希望所有的聊天都變成工單。這裡要設定一個過濾門檻。

建立 MaintainX 工單

將 Slack 的訊息內容映射到工單欄位。

自動回覆確認

禮貌地告訴同事工單已經成功建立，並提供編號，讓對方感到安心。

⚠️ 風險控制與注意事項

• ⚠️ **解析不完整的風險**：如果同事只傳了一張照片而完全沒寫字，自動建立的工單標題可能會是空的。建議在 Slack 回覆中提醒對方補充文字描述。
• ⚠️ **隱私與合規考量**：私訊內容可能包含個人隱私或不相關的對話。在設定自動化前，請務必確認這符合公司的資訊安全政策，並告知同事相關流程。
• ⚠️ **權限設定陷阱**：Slack 對私訊的讀取權限控制非常嚴格。如果發現流程沒反應，通常是因為 Bot 尚未被授權讀取私訊內容，需檢查 Slack App 設定。

🚀 進階優化方向

• 🔹 **圖片自動關聯附件**：如果私訊中包含照片（例如壞掉的螢幕），可以設定自動將該照片下載並上傳到 MaintainX 工單的附件區。
• 🔹 **智能自動分派負責人**：根據訊息中的關鍵字進行判斷。例如包含「電腦」字眼自動指派給 IT 組，包含「燈管」或「冷氣」則指派給總務組。
• 🔹 **SLA 逾期自動提醒**：如果工單在 2 小時內沒有人接單處理，自動在 Slack 的管理員群組發出警告通知，確保服務品質。